W przepisach nie ma jednoznacznej regulacji wskazującej konieczność wdrożenia konkretnego rozwiązania, więc pracodawcy mogą sami decydować, jak będzie się to odbywało, wskazując w regulaminie dozwolony sposób przyjmowania zgłoszeń. Sygnalista powinien mieć możliwość przekazania informacji o zauważonych nieprawidłowościach, w postaci ustnej, papierowej lub elektronicznej. Trzeba rozważyć, która w danej firmie sprawdzi się najlepiej.
Rozmowa z przełożonym
Niektórzy pracodawcy uważają, że wskazanie przełożonego lub członka zarządu, jako osoby, do której można się zgłosić z każdym zauważonym problemem, jest najlepszym sposobem na eliminację nieprawidłowości. Często okazuje się jednak, że ludzie nie chcą korzystać z takiego kanału zgłoszeniowego, albo spraw jest niewiele. Dostęp do takiej osoby jest też utrudniony dla osób z zewnątrz organizacji.
Nie ma tutaj mowy o anonimowości, a rozmowa ze zwierzchnikiem dla niektórych może być niekomfortowa. Co gorsza, jak zawiadomić o tym, że sam przyjmujący zgłoszenie zachowuje się niewłaściwie, czy wręcz popełnił wykroczenie?
Wady i zalety:
+ proste i szybkie do wdrożenia
− utrudniony dostęp dla sygnalistów z zewnątrz organizacji
− brak możliwości zachowania anonimowości
− brak możliwości zgłoszenia naruszeń popełnianych przez przyjmującego zgłoszenie
Telefon kontaktowy
Wyznaczenie odrębnego numeru kontaktowego jest prostym rozwiązaniem z punktu widzenia pracodawcy, choć dla sygnalisty takie rozwiązanie może nie być komfortowe. Rozmowa telefoniczna to zawsze duże wyzwanie dla pracownika. Jeśli chciałby pozostać anonimowy, nie ma tej gwarancji, ponieważ może zostać rozpoznany po głosie. Nie ma też możliwości zapoznania się z ostateczną treścią przekazywanego zgłoszenia i weryfikacji czy jakieś fakty nie zostały pominięte. Nie może w tej formie przekazać żadnych dokumentów, które byłyby dowodami w sprawie.
Rozmowa z pracownikiem przyjmującym zgłoszenie to dla sygnalisty, zwłaszcza gdy chce pozostać anonimowym, w zasadzie pierwszy i ostatni moment kontaktu ze sprawą. Nie wie, czy będzie ona dalej procedowana, a jeśli tak, w jaki jest jej bieżący status.
Wady i zalety:
+ uzupełniony o pocztę głosową jest cały czas dostępny
− sygnalista nie może zweryfikować treści zgłoszenia
− nie ma możliwości dołączenia dowodów
− osoba przyjmująca zgłoszenie musi je przepisać – wprowadzić do rejestru zgłoszeń
− brak gwarancji zachowania anonimowości
Skrzynka na listy
List wrzucony do ustawionej w dyskretnym miejscu biura skrzynki, to dobry sposób na dokonanie zgłoszenia i zachowanie anonimowości. Wcześniej sygnalista może na spokojnie wszystko przemyśleć i dokładnie opisać, a także dodać zgromadzone przez siebie dowody.
Niestety to, co wygodne dla zgłaszającego, nie zawsze sprawdzi się z punktu widzenia pracodawcy, który w przypadku anonimowego zgłoszenia nie ma już kontaktu z sygnalistą. W razie wątpliwości nie będzie w stanie poprosić go o dodatkowe wyjaśnienia, ani przekazać informacji zwrotnej, do czego jest zobligowany. Tego typu rozwiązanie przeznaczone jest tylko dla osób z wewnątrz organizacji, a zgodnie z przepisami powinno być dostępne dla wszystkich interesariuszy, którzy mają kontakt z firmą.
Wady i zalety:
+ możliwość dodawania załączników
+ odpowiednio umiejscowiona umożliwia zachowana anonimowość
− brak możliwości dopytania o szczegóły
− brak możliwości przekazania informacji zwrotnej
− niedostępne dla osób z zewnątrz firmy
Dedykowany adres e-mail
W większości firm komunikacja mailowa jest standardem, nie będzie więc nikogo dziwiło, jeśli pracodawca wprowadzi także dedykowany adres e-mail do zgłaszania nieprawidłowości. Do wiadomości można dodawać załączniki, a komunikacja działa w dwie strony, nie będzie więc problemu z uzupełnieniem zgłoszenia i przekazania informacji o wynikach postępowania.
Są jednak branże, w których nie korzysta się na co dzień z komputera. Jeśli dla jakiegoś sygnalisty będzie to stanowiło problem, nie zdecyduje się na wysłanie wiadomości. E-mai wysłany z komputera w firmie nie jest też anonimowy, bo da się zweryfikować kto i skąd go wysłał. Jeśli sygnalisty nie będzie chciał ujawniać swojej tożsamości, musi pamiętać aby wysłać wiadomość z zewnątrz i użyć do tego celu jakiejś ogólnodostępnej skrzynki pocztowej, założonej np. na którymś z portali.
Wady i zalety:
+ dodawanie załączników
+ dwustronna komunikacja
− niedostępne dla niektórych osób lub branż
− ograniczona możliwość składania anonimowych zgłoszeń
System do obsługi zgłoszeń
Internetowa platforma do obsługi zgłoszeń sygnalistów to najbardziej zaawansowane i najwygodniejsze rozwiązanie – zarówno dla sygnalistów, jak i dla osób przyjmujących zgłoszenia. Jest dostępna dla wszystkich interesariuszy, a zgłoszenia, uzupełnione o różnego rodzaju załączniki, można składać w dogodnym dla siebie czasie. Pracownik, jeśli będzie chciał, może pozostać anonimowy, cały czas pozostając w kontakcie i śledząc postęp sprawy.
Pracodawca, w razie wątpliwości może dopytywać o szczegóły i ma jak poinformować zgłaszającego o wynikach postępowania. Prowadzony w systemie rejestr zgłoszeń da mu pogląd na statusy wszystkich zgłoszeń i pewność, że otrzyma przypomnienia dotyczące terminów, w których sprawa powinna być wyjaśniona.
Wady i zalety:
+ dostęp dla wszystkich interesariuszy
+ wysoki poziom bezpieczeństwa i gwarancja anonimowości sygnalisty
+ możliwość przekazywania różnych dowodów, takich jak dokumenty, zdjęcia i filmy
+ dwustronna komunikacja, nawet z anonimowym sygnalistą
- opłaty za utrzymanie systemu
Jeśli dopiero zastanawiasz się nad wprowadzeniem możliwości zgłaszania nieprawidłowości w swojej organizacji, warto się do tego dobrze przygotować. Odpowiednio dobrany kanał do przekazywania informacji jest kluczowym elementem całej procedury i ma bezpośrednio wpływ na ilość oraz jakość przekazywanych zgłoszeń. To z kolei bezpośrednio przekłada się na skuteczne wykrywanie i eliminację nadużyć, a więc także na wyniki firmy.