Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, której zapisy implementowane są do prawa krajowego za pośrednictwem Ustawy o ochronie sygnalistów, definiuje obowiązki pracodawców i prawa sygnalistów w Polsce. Sygnalistą może zostać każdy, kto działając w dobrej wierze przekazuje informacje o nadużyciach zaobserwowanych podczas wykonywania swoich obowiązków, w kontekście związanym z pracą. Bez względu na wymiar podstawy i formy świadczenia pracy, czy miejsce wykonywania obowiązków. Może więc to być zarówno pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę, o dzieło lub zlecenia, jak i współpracownik prowadzący własną działalność gospodarczą, praktykant czy wolontariusz. Przepisy odnoszą się jednakowo do byłych, obecnych, a także ew. przyszłych pracowników, którzy np. uczestniczą w procesie rekrutacji.
Trzy poziomy zgłaszania naruszeń
Sygnalistą może zostać każdy, kto zauważył nieprawidłowości w zakładzie pracy lub szeroko rozumianym środowisku zawodowym, w którym funkcjonuje. Jeśli zdecyduje się dokonać zgłoszenia wewnętrznego, bez żadnych konsekwencji ma możliwość przedstawienia ich swoim przełożonym lub osobie wyznaczonej w tym celu przez organizację.
Nie jest to jednak jedyna forma przekazywania informacji o nadużyciach, którą przewiduje ustawa o sygnalistach. Jeśli sprawa zostanie zignorowana przez dany podmiot lub z jakichś przyczyn nie można jej zgłosić wewnątrz organizacji (np. problem dotyczy osoby, która przyjmuje zgłoszenia), sygnalista może ją zaraportować organom publicznym, w ramach tzw. zgłoszenia zewnętrznego. Będzie ono polegało np. przekazaniu informacji do Rzecznika Praw Obywatelskich, Komisji Nadzoru Finansowego, Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów czy też do organów ścigania. Sygnalista może też skorzystać z tzw. ujawnienia publicznego, czyli przekazać publicznie informacje na temat naruszeń, zwracając się do szerokiego kręgu odbiorców np. poprzez kontakt z prasą lub nagłośnienie informacji w mediach społecznościowych.
Fakty o nieprawidłowościach, a nie przypuszczenia
Dokonując zgłoszenia, sygnalista zobowiązany jest działać w interesie publicznym. Powinien mieć uzasadnione podstawy do raportowania i dowody na potwierdzenie swoich twierdzeń, a opisywane nadużycia muszą mieć charakter obiektywny. Nie mogą opierać się jedynie na subiektywnej ocenie, a zawiadomienie powinno być dokonane w dobrej wierze i nie może być formą zemsty na współpracownikach czy przełożonych. Jeśli ktoś celowo wprowadza innych w błąd, podając nieprawdziwe informacje, musi liczyć się z tym, że nie tylko nie uzyska statusu sygnalisty, ale także może być pociągnięty do odpowiedzialności karnej.
Fakty i zgromadzony materiał dowodowy, które będą podstawą zgłoszenia, są także dla demaskatora najlepszym sposobem na uniknięcie ew. kłopotów ze strony osób odpowiedzialnych za przyjmowanie informacji o naruszeniach. Bez nich sygnalista w pracy mógłby być posądzony o zniesławienie lub narazić się na inne szykana. Nie zostanie jednak sam na sam z problemem, ponieważ nowe przepisy prawne wprowadzają dodatkowe zabezpieczenia.
Sygnalista pod szczególną ochroną
Zapisy dyrektywy o sygnalistach, za pośrednictwem krajowej ustawy o ochronie osób zgłaszających nadużycia, przygotowanej przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, nakładają na pracodawców szereg obowiązków. Są zobligowani do wprowadzania regulacji wewnętrznych w zakładzie pracy, które będą chronić sygnalistów, przed tzw. działaniami odwetowymi. Mają prawo do ochrony przed zwolnieniem czy innymi represjami ze strony pracodawcy, w związku z ich działaniami. Ponadto pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia poufności informacji i chronienie tożsamości sygnalisty. Za nieustanowienie odpowiedniej procedury wewnętrznej lub za niestosowanie się do jej zapisów grozi kara grzywny, a nawet pozbawienia wolności.
Nie tylko sygnalista może być narażony na działania odwetowe i musi być przednimi chroniony. Przepisy nakazują także ochronę osób pomagających w ujawnieniu nieprawidłowości oraz wszystkich tych, którzy są z nimi powiązani na szczeblu zawodowym oraz w życiu prywatnym. W razie potrzeby konieczne jest zapewnienie im wsparcia psychologicznego łagodzącego skutki zaistnienia sytuacji stresującej lub nękającej.
Sygnalista zgłasza lub ujawnia nieprawidłowości w imię dobra społecznego
Dzięki wprowadzeniu specjalnej ochrony dla sygnalistów, promuje się uczciwość w miejscu pracy i zwiększa się skuteczność w zwalczaniu nadużyć, korupcji czy innych nieprawidłowości. Umożliwia to także budowanie zaufania między pracodawcami, a pracownikami oraz wspiera rozwój etycznego środowiska pracy.
Sygnalista jest chroniony przez prawo, ale nie ma przepisów, które jasno określają, czy należy mu się wynagrodzenie. Na świecie jest ono wypłacane w niektórych krajach, jak np. w USA. W Polsce nie podjęto na razie prób wdrożenia ujednoliconego systemu nagradzania, choć jest ono stosowane wewnętrznie np. w wybranych instytucjach finansowych. Takie wynagrodzenie mogłoby stanowić formę zadośćuczynienia za stres związany z podjęciem decyzji o ujawnieniu nieprawidłowości. Byłoby więc formą podziękowania od pracodawcy, który dzięki zgłoszeniu może zaoszczędzić sobie wielu problemów, a nawet uniknąć kar finansowych. Na razie sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia nadużycia w imię dobra społecznego.