Kategoria Whistleblowing
25 kwi, 2022
Jak wprowadzić whistleblowing w swojej firmie
Jeśli w Twojej organizacji nie ma jeszcze mechanizmów umożliwiających pracownikom zgłaszanie zauważonych nieprawidłowości, najwyższy czas zabrać się za ich wdrożenie. Warto to zrobić nie tylko ze względu na wymogi prawa, ale przede wszystkim, aby zadbać o prawidłowy rozwój firmy.

Podjęcie usystematyzowanych działań umożliwiających wykrywanie i eliminację nieprawidłowości powinno leżeć w interesie każdej organizacji, ponieważ ma to bezpośredni wpływ na realizowane przez nią cele i osiągane wyniki. W identyfikacji pojawiających się problemów mogą pomóc sami pracownicy, którzy najszybciej orientują się, że coś w ich otoczeniu nie funkcjonuje prawidłowo. Trzeba jednak zadbać o stworzenie odpowiedniej kultury organizacyjnej, w której tzw. sygnaliści nie tylko będą mogli zgłaszać zauważone problemy, ale także będą mieli pewność, że nie spotkają ich z tego powodu żadne działania odwetowe, a każda sprawa zostanie oficjalnie rozpatrzona.

Regulacje i procedury

W prawidłowym i skutecznym zorganizowaniu wewnętrznego przebiegu informacji pomogą odpowiednio skonstruowane procedury. Przede wszystkim pracodawca powinien opracować i wdrożyć regulamin formalizujący zasady zgłaszania nieprawidłowości. Musi on opisywać całą ścieżkę postępowania, począwszy od możliwych sposobów dokonywania zgłoszeń, poprzez procedury ich rozpatrywania, aż do realizacji działań naprawczych i informacji zwrotnej, którą otrzyma sygnalista.

Należy także wyznaczyć dedykowaną osobę lub jednostkę, która będzie odpowiedzialna za rzetelne rozpatrywanie wszystkich zgłoszeń. Może to być zarówno ktoś z firmy, jak też podmiot zewnętrzny. Ważne, aby była to zamknięta, ściśle określona grupa osób, która będzie miała jasno wyznaczony zakres obowiązków i sposób postępowania. Ze względu na dostęp do poufnych informacji oraz danych osobowych, muszą to być osoby godne zaufania.

Jeśli firma czy organizacja zatrudnia więcej niż 50 pracowników lub w inny sposób została wskazana w unijnej Dyrektywie i wdrażającej ją do prawa krajowego Ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, będzie musiała także prowadzić szczegółowy rejestr zgłoszeń.

Platforma do obsługi zgłoszeń

Po stworzeniu regulaminu i procedur postępowania trzeba utworzyć opisane w nich kanały przekazywania zgłoszeń. Formalnie mogą one funkcjonować w każdej dostępnej formie, ustnej czy pisemnej, więc to pracodawca ostatecznie wskazuję tę, która będzie obowiązywała w jego organizacji. Ze względu na wygodę użytkowania, jak i też wymogi wspomnianej wcześniej Ustawy, najlepiej sprawdzi się w tej roli dedykowana aplikacja, taka jak Demaskator.

W odróżnieniu od tradycyjnych listów, specjalnych linii telefonicznych, czy adresu e-mail, na którym można wysyłać zgłoszenia, internetowa platforma gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa sygnalistów. W zależności od potrzeb i preferencji, zgłoszenia mogą być dokonywane imiennie lub całkowicie anonimowo. Bez względu na to wybraną formę, będzie można prowadzić dwustronną komunikację i przekazywać dowody w formie załączników. System automatycznie utworzy też wspomniany wcześniej rejestr zgłoszeń.

Komunikacja z pracownikami

Istotnym elementem wprowadzania procedur informowania o nieprawidłowościach w firmie jest komunikacja wewnętrzna. Samo przygotowanie procedur i uruchomienie kanałów zgłoszeniowych nie wystarczy. Trzeba jeszcze wyjaśnić pracownikom, dlaczego to robimy i w jaki sposób system będzie funkcjonował. Bez względu na to, czy wdrażamy whistleblowing z uwagi na wymogi prawa, z własnej inicjatywy, w trosce o rozwój organizacji, czy też np. ze względu na żądania interesariuszy, zawsze trzeba będzie przekonać pracowników do korzystania z wprowadzanego rozwiązania.

Ważne, aby już na wstępie wszystko wyjaśnić i rozwiać ew. obawy przyszłych użytkowników, którzy powinni uznać wprowadzane mechanizmy za użyteczne, a przede wszystkim bezpieczne. Muszą wiedzieć, że mają możliwość zachowania całkowitej anonimowości oraz otrzymają gwarancje poufności przy ew. identyfikacji. Powinni też poznać procedury postępowania ze zgłoszeniami i wiedzieć kto będzie je otrzymywał i analizował. 

Co jakiś czas warto też przypominać pracownikom o wdrożonych procedurach i sposobie przekazywania zgłoszeń oraz informować o efektach działań naprawczych. Dzięki temu wszyscy będą mieli świadomość, że system istnieje, a jego funkcjonowanie przynosi pozytywne skutki.


Kategorie


Wyczyść filtry

Tagi

#sygnalista #whistleblowing #procedury

Wyczyść filtry

Strona używa plików cookies

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) i podobnych technologii m.in. w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować stronę do twoich potrzeb. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że pliki cookies będą umieszczane w Twoim urządzeniu końcowym. Pamiętaj, że zawsze możesz zmienić te ustawienia. Szczegóły znajdziesz w Polityce Prywatności.