Podjęcie usystematyzowanych działań umożliwiających wykrywanie i eliminację nieprawidłowości powinno leżeć w interesie każdej organizacji, ponieważ ma to bezpośredni wpływ na realizowane przez nią cele i osiągane wyniki. W identyfikacji pojawiających się problemów mogą pomóc sami pracownicy, którzy najszybciej orientują się, że coś w ich otoczeniu nie funkcjonuje prawidłowo. Trzeba jednak zadbać o stworzenie odpowiedniej kultury organizacyjnej, w której tzw. sygnaliści nie tylko będą mogli zgłaszać zauważone problemy, ale także będą mieli pewność, że nie spotkają ich z tego powodu żadne działania odwetowe, a każda sprawa zostanie oficjalnie rozpatrzona.
Regulacje i procedury
W prawidłowym i skutecznym zorganizowaniu wewnętrznego przebiegu informacji pomogą odpowiednio skonstruowane procedury. Przede wszystkim pracodawca powinien opracować i wdrożyć regulamin formalizujący zasady zgłaszania nieprawidłowości. Musi on opisywać całą ścieżkę postępowania, począwszy od możliwych sposobów dokonywania zgłoszeń, poprzez procedury ich rozpatrywania, aż do realizacji działań naprawczych i informacji zwrotnej, którą otrzyma sygnalista.
Należy także wyznaczyć dedykowaną osobę lub jednostkę, która będzie odpowiedzialna za rzetelne rozpatrywanie wszystkich zgłoszeń. Może to być zarówno ktoś z firmy, jak też podmiot zewnętrzny. Ważne, aby była to zamknięta, ściśle określona grupa osób, która będzie miała jasno wyznaczony zakres obowiązków i sposób postępowania. Ze względu na dostęp do poufnych informacji oraz danych osobowych, muszą to być osoby godne zaufania.
Jeśli firma czy organizacja zatrudnia więcej niż 50 pracowników lub w inny sposób została wskazana w unijnej Dyrektywie i wdrażającej ją do prawa krajowego Ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, będzie musiała także prowadzić szczegółowy rejestr zgłoszeń.
Platforma do obsługi zgłoszeń
Po stworzeniu regulaminu i procedur postępowania trzeba utworzyć opisane w nich kanały przekazywania zgłoszeń. Formalnie mogą one funkcjonować w każdej dostępnej formie, ustnej czy pisemnej, więc to pracodawca ostatecznie wskazuję tę, która będzie obowiązywała w jego organizacji. Ze względu na wygodę użytkowania, jak i też wymogi wspomnianej wcześniej Ustawy, najlepiej sprawdzi się w tej roli dedykowana aplikacja, taka jak Demaskator.
W odróżnieniu od tradycyjnych listów, specjalnych linii telefonicznych, czy adresu e-mail, na którym można wysyłać zgłoszenia, internetowa platforma gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa sygnalistów. W zależności od potrzeb i preferencji, zgłoszenia mogą być dokonywane imiennie lub całkowicie anonimowo. Bez względu na to wybraną formę, będzie można prowadzić dwustronną komunikację i przekazywać dowody w formie załączników. System automatycznie utworzy też wspomniany wcześniej rejestr zgłoszeń.
Komunikacja z pracownikami
Istotnym elementem wprowadzania procedur informowania o nieprawidłowościach w firmie jest komunikacja wewnętrzna. Samo przygotowanie procedur i uruchomienie kanałów zgłoszeniowych nie wystarczy. Trzeba jeszcze wyjaśnić pracownikom, dlaczego to robimy i w jaki sposób system będzie funkcjonował. Bez względu na to, czy wdrażamy whistleblowing z uwagi na wymogi prawa, z własnej inicjatywy, w trosce o rozwój organizacji, czy też np. ze względu na żądania interesariuszy, zawsze trzeba będzie przekonać pracowników do korzystania z wprowadzanego rozwiązania.
Ważne, aby już na wstępie wszystko wyjaśnić i rozwiać ew. obawy przyszłych użytkowników, którzy powinni uznać wprowadzane mechanizmy za użyteczne, a przede wszystkim bezpieczne. Muszą wiedzieć, że mają możliwość zachowania całkowitej anonimowości oraz otrzymają gwarancje poufności przy ew. identyfikacji. Powinni też poznać procedury postępowania ze zgłoszeniami i wiedzieć kto będzie je otrzymywał i analizował.
Co jakiś czas warto też przypominać pracownikom o wdrożonych procedurach i sposobie przekazywania zgłoszeń oraz informować o efektach działań naprawczych. Dzięki temu wszyscy będą mieli świadomość, że system istnieje, a jego funkcjonowanie przynosi pozytywne skutki.